Nyheder

Midlertidig overnatning


Når Fritid og Folkeoplysning har godkendt jeres ansøgning til midlertidig overnatning, skal I læse og følge nedenstående vilkår - før, under og efter jeres overnatning.  

I skal tage højde for aflysninger, der skyldes akut vedligeholdelsesarbejde på de kommunale skoler. 

 

 

Vilkår for midlertidig overnatning

Nedenstående retningslinjer er minimumsniveauet for service i forbindelse med overnatning. Det er muligt for at aftale en yderligere service, som I faktureres for. Såfremt dette ønskes, kontaktes Fritid og Folkeoplysning.

Alle ønsker til serviceforøgelse skal ske senest 10 dage inden arrangementet afholdes.

 

Ejendomscentret laver som udgangspunkt ikke vedligehold på de lokaler, der benyttes under overnatningen. Der skal tages højde for akut vedligeholdelsesarbejde, der ikke kan vente til efter overnatningen er afviklet.

 

Før arrangementet

  • Senest 10 hverdage inden jeres første overnatning skal I kontakte den ansvarlige teknisk servicemedarbejder på skolen, for udlevering af nøgle/nøglekort og gennemgang af skolen, brand og evakueringsinstruks, ordensregler, driftsjournal, flugtvejsplaner og eventuelle belægningsplaner. Der aftales også et tidspunkt for gennemgang af skolen efter afholdelse af arrangementet. 

    Direkte link til kontaktoplysninger - Teknisk servicemedarbejder
     
  • Senest 4 uger før påbegyndelsen af jeres arrangement skal det endelige lokalebehov (deltagerantal og lokaleantal) sendes til Fritid og Folkeoplysning. Hvis der er behov for ændringer efter fristen og der er tale om et højere antal deltager, lokaler eller skoler end tidligere indmeldt, vil forening bliver faktureret for den eventuelle øgede udgift til rengøring og vagtpersonale. 

 

Under arrangementet

Under arrangementet er I forpligtet til at:

  • finde nattevagter(ansvarlig), der er tilstede i forbindelse med overnatningen. 
  • håndhæve at deltagerne under arrangement ikke må ryge eller indtager alkohol/spiritus i de kommunale lokaler.
  • lokaler og udearealer benyttes på en forsvarlig og ordentlig måde, og at der løbende ryddes op og fjernes affald i lokaler og på udearealer.
  • Ydermere har I mulighed for at etablere boder til salg af slik, sodavand mv. Hvis I ønsker at låne skoleboden på skolen skal I kontakte skolen vedrørende dette.

 

Efter arrangementet

Efter overnatningen skal I etablere et grundigt tilsyn, af skolernes lokaler og de sammenhængende udendørsarealer/-anlæg. Det er vigtigt, at tilsynet sker i samarbejde med skolens tekniske servicemedarbejder, af hensyn til eventuel fakturering af alarmudkald eller skader på inventar/bygninger under overnatningen.

Fritid og Folkeoplysning gør opmærksom på, at I har erstatningsansvar for eventuelle hærværksskader, på skolernes inventar, bygninger og udendørsarealer/-anlæg. Hvis der er tale om skader, skal skadesliste udarbejdes i første arbejdsuge, efter arrangementet er afviklet.

Foreningen faktureres for eventuelle alarmudkald og skader på inventar og bygninger under arrangementet.

 

Annullering af midlertidig overnatning

Hvis I ønsker at annullere jeres overnatning, skal det ske til Fritid og Folkeoplysning seneste 5 uger før første overnatningsdøgn. 

 

Har du yderligere spørgsmål er du meget velkommen til at kontakte Fritid og Folkeoplysning.